Likwidacja kasy fiskalnej może nastąpić z różnych powodów: awaria, zapełnienie pamięci kasy, zaprzestanie używania lub koniec działalności firmy.
Zasady dotyczące zakończenia pracy kasy wynikają z § 15 ust. 1 rozporządzenia ws. kas rejestrujących.
Przed likwidacją należy wykonać raport fiskalny dobowy i miesięczny. Następnie w przeciągu 7 dni należy złożyć wniosek do urzędu skarbowego o odczytanie pamięci z likwidowanej kasy. Wzór wniosku jest w załączniku nr 3 do rozporządzenia.
We wniosku należy podać:
Jeżeli podatnicy skorzystali z ulgi na kasę, ale w przeciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencji na kasie:
ulga będzie musiała być zwrócona. Zwrot ulgi na kasę powinien również nastąpić w przypadku utraty kasy z powodu kradzieży lub zniszczenia na skutek pożaru, powodzi, a także w przypadku nieterminowego przeglądu urządzenia.
Zwrotu ulgi na kasę należy dokonać w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po:
Podatnicy, którzy nie składają tych deklaracji VAT mają obowiązek zwrotu ulgi nie później niż do końca miesiąca, w którym zlikwidowali kasę fiskalną.
Odczyt zawartości pamięci odbywa się w obecności przedsiębiorcy, pracownika urzędu skarbowego i serwisanta. Odczyt kończy się sporządzeniem przez urzędnika protokołu w 3 egzemplarzach dla każdej ze stron po jednym. Dokument powinien być podpisany przez każdą ze stron.
Kolejny wniosek do urzędu skarbowego dotyczy wyrejestrowanie kasy z ewidencji. Wniosek może być odręczny i w dowolnej formie, ponieważ nie ma wzoru tego wniosku.
We wniosku należy podać:
Jeśli na dzień likwidacji działalności podatnik posiada kasę fiskalną, to ma obowiązek wykazania jej w remanencie likwidacyjnym i opodatkowania podatkiem VAT (jeśli przy zakupie miał prawo do odliczenia VAT naliczonego). Podstawą opodatkowania będzie cena rynkowa kasy fiskalnej.
Jeżeli kasa zostanie wcześniej odsprzedana obowiązek opodatkowania nie wystąpi. Przedsiębiorca może wtedy uniknąć trudności z określeniem wartości rynkowej kasy fiskalnej, która według urzędu skarbowego mogłaby być zaniżona.