Proforma, faktura zaliczkowa czy faktura?

Ze względów bezpieczeństwa przedsiębiorcy wolą otrzymać część pieniędzy przed rozpoczęciem wykonywania usługi bądź dostawą towarów. Dokonanie sprzedaży bez zabezpieczenia spraw finansowych może skutkować utratą płynności.

Firma w celu otrzymania pieniędzy z góry ma dwie możliwości:

• wystawienie faktury proformy

lub

• wystawienie faktury zaliczkowej

Najprościej wystawić fakturę proformę

W przypadku faktury proforma nie trzeba pilnować terminu czyli odpowiedniej daty wystawienia dokumentu oraz w razie nie otrzymania pieniędzy nie ma konieczności wystawienia korekty do proformy. Faktura proforma nie jest księgowana. Należy jednak po otrzymaniu pieniędzy pamiętać o wystawieniu kolejnej faktury, tym razem będzie ona księgowana i powinna mieć dopisek „zaliczkowa”. Faktura proforma może byś wystawiona tylko przed otrzymaniem pieniędzy. Nie stanowi podstawy do realizacji płatności w ramach mechanizmu tzw. split payment (https://gaccountancy.pl/artykuly/split-payment-od-listopada-2019/). Nie daje prawa do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Nie dokumentuje również przychodu i kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy PIT i CIT.

Faktura zaliczkowa

Zamiast faktury proforma można również wystawić fakturę zaliczkową. Bardzo istotne jest tutaj aby pamiętać, że faktura zaliczkowa może być wystawiona maksymalnie na 30 dni przed otrzymaniem zaliczki. Po upływie 30 dni, jeżeli nie wpłyną pieniądze należy wystawić korektę do faktury zaliczkowej. W tym przypadku nie jest wymagany podpis odbiorcy na fakturze korekcie. Faktura zaliczkowa i wystawiona do niej korekta nie będzie ujmowana w rejestrze VAT i JPK. W odwrotnej sytuacji gdy wpłyną na konto pieniądze od kontrahenta powstanie obowiązek podatkowy i faktura powinna zostać ujęta w rejestrze VAT oraz JPK w miesiącu otrzymania pieniędzy. Termin na je wystawienie jest do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie jest na 100% wartości dostawy towarów lub usługi należy po zakończeniu sprzedaży wystawić fakturę końcową na różnicę.

Podstawowe elementy faktury zaliczkowej i proforma

• data wystawienia,
• dopisek PROFORMA albo ZALICZKOWA,
• numer kolejny, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej,
• data otrzymania zaliczki jeśli wpłynęła w przypadku faktury zaliczkowej
• dane dotyczące zamówienia w szczególności nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, cenę jednostkową netto, wartość netto, vat i wartość brutto zamówionej usługi lub towaru, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• suma: netto, vat, brutto
• kwota należności ogółem

Brak obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej

Istnieje grupa czynności w przypadku których nie powstaje obowiązek wystawienia faktury po otrzymaniu części lub całości zapłaty. Do tych czynności między innymi należą:

• dostawa energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
• usługa telekomunikacyjna,
• usługa dzierżawy, najmu czy też leasingu,
• usługa ochrony mienia oraz osób jak i przechowywania mienia,
• usługa świadczenia obsługi biurowej oraz prawnej,
• dystrybucja energii elektrycznej.