Jak zgłosić firmę do VAT?

Przedsiębiorcy, którzy założą firmę i chcą odliczać VAT od zakupów firmowych muszą zgłosić swoją firmę do podatku od towarów i usług. Ważne aby przedsiębiorca podejmując decyzję, że będzie VATowcem, dokonał rejestracji przed wystawieniem pierwszej faktury VAT, bowiem nie ma możliwości zarejestrowania się do tego podatku z datą wsteczną.

VAT-R – dokument rejestracyjny do VAT.

Rejestracji dokonuje się składając do urzędu skarbowego dokument VAT-R. Na dokumencie trzeba zaznaczyć ze rezygnuje się ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Znaczy to, że nie będziemy korzystać ze zwolnienia do limitu 200 000 zł rocznie.

VAT-R daje nam możliwość jednoczesnego zarejestrowania się do VAT-UE. Podatnicy często myślą, że nie potrzebują VAT-UE, gdyż nie będą przeprowadzać transakcji poza terenem swojego kraju, a później chcą zrobić reklamę na Facebook’u lub w Google i się okazuje, że w przypadku tych transakcji występuje import usług. Z tego względu lepiej dobrze przeanalizować przyszłe potrzeby firmy, żeby nie było konieczności ponownego składania VAT-R po kilku dniach lub tygodniach prowadzenia biznesu.

Data rejestracji do VAT.

Na dokumencie można zaznaczyć datę  nie wcześniejszą niż dzień następny po złożeniu dokumentu do urzędu skarbowego. W przypadku wysyłki VAT-R pocztą, za dzień złożenia uważa się datę stempla pocztowego.

Po złożeniu VAT-R firma może działać jakby była już zarejestrowana do VAT (mamy obowiązek naliczać VAT od faktur sprzedażowych i możemy odliczać VAT od faktur zakupowych, musimy do 25 dnia każdego miesiąc składać deklarację VAT oraz plik JPK), natomiast urząd skarbowy ma aż 30 dni na rejestrację podatnika. W tym czasie nasi kontrahenci nie znajdą naszej firmy w internetowej wyszukiwarce VAT jako czynnego podatnika VAT.

Weryfikacja przez urząd skarbowy przed zarejestrowaniem do VAT.

Podczas rejestracji organ skarbowy może nas prosić o składanie wyjaśnień dotyczących rodzaju prowadzonej działalności,  sposobu finansowania firmy, ilości pracowników, miejsca pracy i wielu innych. Urząd najczęściej wysyła wezwanie do wyjaśnień pocztą, co może skutkować tym, że rejestracja znacznie się przedłuży, np gdy nie uda nam się od razu odebrać listu poleconego. Podatnik ma na odpowiedź na wezwanie urzędu skarbowego 7 dni. Jeśli nie złoży stosownych wyjaśnień firma nie zostanie zarejestrowana do podatku VAT.

Zdarzają się też takie sytuacje, że urzędnicy odwiedzą przedsiębiorcę osobiście w miejscu prowadzenia działalności wskazanym na dokumencie VAT-R, jeśli nie zastaną go w tym czasie, może się on spodziewać pisma z prośbą o wytłumaczenie w jaki sposób jest prowadzona działalność skoro pod wskazanym adresem nikogo nie ma. Po złożeniu wszelkich wyjaśnień i dokumentów do urzędu skarbowego firma stanie się czynnym podatnikiem VAT widniejącym w internetowej bazie. Jest to bardzo ważne z punktu widzenia naszych kontrahentów, którzy dostając od nas fakturę VAT nie powinni wykazywać od niej podatku VAT naliczonego w deklaracji VAT i w pliku JPK, ponieważ niezgodność zostanie od razu wykryta przez organy skarbowe.