Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?

Urlop jest to okres wolny od świadczenia pracy, przewidziany przepisami prawa. Pracownik w tym okresie otrzymuje wynagrodzenie lub nie, jest to uzależnione od rodzaju urlopu.

Ekwiwalent jest to równowartość, innymi słowy „towar” w którym jest wyrażona wartość innego „towaru”. Wymiana ekwiwalentna inaczej nazywana jest wymianą równowartościową.

Kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent za urlop jest wymianą urlopu na wynagrodzenie. Taka wymiana może się pojawić tylko w przypadku spełnienia dwóch warunków jednocześnie: zakończenia stosunku pracy i oczywiście niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracownik, który jest zatrudniony w danej firmie, nie może otrzymać pieniędzy w zamian za niewykorzystany urlop. Jeśli pracownik ma niewykorzystany urlop z zeszłych lat, trzeba go jak najszybciej posłać na „wakacje”. W Kodeksie Pracy w art. 171 jest informacja, że w przypadku niewykorzystania urlopu z powodu wygaśnięcia stosunku pracy trzeba wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Kiedy pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu za urlop?

Według artykułu 171.3 Kodeksu Pracy pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy pracodawca i pracownik postanowią o wykorzystaniu urlopu w kolejnym zatrudnieniu. W takim przypadku trzeba spełnić dwa warunki:

1. nowe zatrudnienie będzie u tego samego pracodawcy,
2. nowa umowa zostanie podpisana bezpośrednio po rozwiązaniu pierwszej umowy.

Porozumienie trójstronne a wypłata ekwiwalentu

Orzecznictwo w sprawie ekwiwalentu urlopowego mówi o porozumieniu trójstronnym. W tym porozumieniu występują trzy strony porozumienia: pracodawca obecny i przyszły oraz pracownik. Warto nadmienić, że porozumienie o którym mowa bazuje na orzecznictwie. Przepisy prawa pracy nie przewidują przeniesienia urlopu pomiędzy dwoma podmiotami. Z tego powodu należy pamiętać, że takie praktyki przenoszenia urlopu mogą w trakcie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy zostać podważone.

Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, stosowany jest współczynnik ekwiwalentu. Jest on ustalany oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Wskaźnik ten pokazuje przeciętną, miesięczną, liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Przy wyliczeniu ekwiwalentu do wypłaty stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacania ekwiwalentu. Nie ma znaczenia to, że urlop został przeniesiony z roku poprzedniego. Prawo do ekwiwalentu pracownik nabywa w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Jak wyliczyć wskaźnik ekwiwalentu?

Wskaźnik ekwiwalentu zależy od liczby dni wolnych od pracy w danym roku kalendarzowym (niedziele, soboty i święta).

W 2019 roku wskaźnik ekwiwalentu wylicza się w następujący sposób:

365 – (52 niedziele + 52 dni wolne + 10 dni świątecznych) = 251 dni

251 dni / 12 miesięcy = 20,92 → współczynnik ekwiwalentu na rok 2019

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik urlopowy 2019 (obniżony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy) wynosi odpowiednio:

• dla 1/4 etatu wynosi 1/4 x 20,92=5,23

• dla 1/3 wynosi 1/3 x 20,92=6,97

• dla 1/2 wynosi 1/2 x 20,92=10,46

• dla 3/4 wynosi 3/4 x 20,92=15,69.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – wyliczenia

1. W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu przysługującej pracownikowi należy ustalić podstawę jego wymiaru (wynagrodzenie stałe, premie, prowizje, inne składniki pensji)

Wynagrodzenie stałe bierze się w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. W podstawie wymiaru ekwiwalentu należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, nawet jeśli stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia. Zmienne wynagrodzenia np.: prowizje czy premie uwzględnia się za okresy nieprzekraczające jednego miesiąca, wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do wypłaty ekwiwalentu, uwzględniane w średniej wysokości z tego okresu.

Wypłaty za okresy dłuższe niż jeden miesiąc uwzględniane są również w średniej wysokości. Taką średnią wylicza się z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

2. By obliczyć ekwiwalent za godzinę niewykorzystanego urlopu, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez 8 czyli dobową normę czasu pracy pracownika.

3. Otrzymany wynik należy wymnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony na trzy miesiące na okres próbny w pełnym wymiarze czasu pracy . Po zakończeniu umowy nie zostanie przedłużona. Pracownikowi przysługiwało 5 dni urlopu, z których wykorzystał tylko 1. Za 4 pozostałe dni dostanie ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin.

1. Podstawa obliczenia ekwiwalentu: 3 000,00 zł

2. Podstawę należy podzielić przez współczynnik:

3000,00 zł : 20,92 = 143,40 zł

3.Następnie wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy:

143,40 zł : 8 = 17,93 zł

4. Ekwiwalent za jedną godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanych dni

niewykorzystany urlop – 4 dni po 8 godzin

17,93 zł x 32 godziny = 573,76 zł → kwota do wypłaty

UWAGA!

Przepisy prawa pracy nie przewidują konieczności wyrównania podstawy ekwiwalentu do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, w związku z tym dopuszczalna jest sytuacja, w której podstawa ekwiwalentu jest niższa od minimalnej płacy.

Obliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest jednocześnie podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy.