KSeF – Krajowy System e-Faktur: Co musisz wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjna zmiana w sposobie wystawiania i przechowywania faktur w Polsce. Jako biuro rachunkowe chcemy pomóc Ci zrozumieć, czym jest KSeF i jak przygotować się do jego wdrożenia zgodnie z harmonogramem obowiązującym od 2026 roku.

Czym jest KSeF?

KSeF to rządowy system umożliwiający wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Faktury w systemie mają postać ustrukturyzowaną (XML) i są automatycznie nadawane przez system oraz przechowywane na serwerach Ministerstwa Finansów przez 10 lat.

Harmonogram wdrożenia – konkretne daty

1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa Od tej daty obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy firm, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych Gov.plPodatki. Wszystkie pozostałe firmy już od tego dnia muszą odbierać faktury zakupowe z KSeF.

1 kwietnia 2026 r. – małe i średnie przedsiębiorstwa Od tej daty KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców – mikro, małych i średnich firm, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych oraz podatników zwolnionych z VAT, którzy wystawiają faktury.

1 stycznia 2027 r. – pełne wdrożenie Od tego dnia KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, w tym najmniejsze podmioty, kończąc się okres przejściowy i wszystkie ulgi czasowe.

Okres przejściowy i ułatwienia (do 31 grudnia 2026 r.)

Ustawodawca przewidział szereg ułatwień na pierwszy rok funkcjonowania systemu:

• Brak kar – do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy i niedostosowanie systemów,
• Limit 10 000 zł – jeśli łączna wartość sprzedaży udokumentowana fakturami tradycyjnymi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, można nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF,
• Faktury z kas fiskalnych – do końca 2026 roku możliwe jest wystawianie faktur i paragonów fiskalnych poza systemem,
• Brak numeru KSeF w przelewach – obowiązek podawania numeru KSeF przy realizacji płatności odroczony do 2027 roku.

Kluczowe korzyści KSeF

Dla Twojej firmy:

• Obniżenie kosztów związanych z drukowaniem i przesyłaniem faktur
• Eliminacja ryzyka zgubienia dokumentów
• Szybsza wymiana dokumentów z kontrahentami
• Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni

Dla administracji:

• Ograniczenie szarej strefy
• Usprawnienie kontroli podatkowych
• Bieżący dostęp do informacji o transakcjach

Jak działa system?

Proces wystawiania faktury w KSeF jest prosty. Przedsiębiorca generuje fakturę w odpowiednim formacie XML i przesyła ją do systemu. KSeF weryfikuje dokument, nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny oraz wystawia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Faktura jest automatycznie dostępna dla nabywcy w systemie.

Nowe możliwości od 2026 roku

Podatnicy będą mogli korzystać z dobrowolnego trybu offline24, który umożliwi wystawianie e-faktur nawet bez połączenia z internetem, pod warunkiem przesłania dokumentu do systemu w kolejnym dniu roboczym. Dodatkowo możliwe będzie dołączanie załączników do faktur ustrukturyzowanych oraz dobrowolne wystawianie faktur dla osób prywatnych.

Jak się przygotować?

1. Sprawdź swoje oprogramowanie – upewnij się, że Twój program księgowy obsługuje format faktur XML zgodny z KSeF.
2. Zarejestruj się w systemie – załóż konto w KSeF używając profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub e-dowodu.
3. Pobierz certyfikat – od listopada 2025 roku możesz pobrać certyfikat wystawcy faktury, niezbędny do uwierzytelniania systemów.
4. Nadaj uprawnienia – wyznacz osoby upoważnione do wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
5. Przetestuj system – wykorzystaj środowisko testowe KSeF do sprawdzenia procesów.
6. Przeszkol zespół – zapoznaj pracowników z nowymi procedurami.

Wsparcie naszego biura

Jako Twoje biuro rachunkowe jesteśmy gotowi pomóc Ci w:

• Ocenie gotowości Twojej firmy do wdrożenia KSeF.
• Wyborze i konfiguracji odpowiedniego oprogramowania.
• Nadaniu uprawnień dla właściwych osób.
• Przeszkoleniu personelu.
• Bieżącej obsłudze faktur w systemie.
• Przejściu przez okres przejściowy bez stresu.

Podsumowanie

KSeF to krok w stronę cyfryzacji polskiej gospodarki. Choć zmiany mogą wydawać się wymagające, ustawodawca przewidział okres przejściowy pozwalający na stopniowe dostosowanie się do nowych wymogów. Dzięki temu Twoja firma zyska czas na wdrożenie oraz długofalowe korzyści w postaci oszczędności czasu i pieniędzy.

Masz pytania dotyczące KSeF? Skontaktuj się z nami – chętnie przeprowadzimy Cię przez proces wdrożenia krok po kroku!